بخش ۱
شروع کار و ورود به سامانه
این سامانه سه نمای اصلی دارد. بسته به اینکه چه دسترسیای داشته باشید، یک یا چند نمای زیر را میبینید. اول این سه را بشناسید تا در ادامه گم نشوید.
📊
داشبورد عمومی
صفحهٔ اول که همه میبینند: وضعیت امروز و دکمهٔ مشاهدهٔ برنامهٔ شیفت هفتگی.
🧭
پنل کاربری
فضای شخصی شما: ورود/خروج شیفت، تسکها، مرخصی و درخواستها. هر کارمندی این را دارد.
🛠️
پنل مدیریت
فقط برای ادمینها: مدیریت پرسنل، تسکبورد، درخواستها، گزارشها و تنظیمات.
قدمبهقدم: چطور وارد شوم؟
۱
از داشبورد، روی دکمهٔ «ورود به پنل کاربری» در بالا سمت چپ بزنید.
۲
در کادر جستجو نامتان را تایپ کنید و از فهرست، نام خودتان را انتخاب کنید.
۳
رمز عبور را که ادمین به شما داده وارد کنید و دکمهٔ «ورود» را بزنید.
۴
اگر «تأیید دو مرحلهای» فعال باشد، کد ۶ رقمی برنامهٔ Google Authenticator را هم وارد کنید.
💡
نکته: اگر چند بار رمز را اشتباه بزنید، حساب برای مدتی قفل میشود و یک شمارش معکوس نمایش داده میشود. در این حالت کمی صبر کنید یا با ادمین تماس بگیرید. رمزتان را میتوانید بعداً از داخل پنل خودتان عوض کنید.
بخش ۲
پنل کاربری شما
بعد از ورود، وارد پنل شخصی خودتان میشوید. این صفحه «خانهٔ» شماست. بالای صفحه سه کارت ثابت دارید (وضعیت امروز، اطلاعات شما، تغییر رمز) و پایینتر، محتوای اصلی در ۳ سربرگ (تب) دستهبندی شده — این ساختار تببندی تازه اضافه شده است.
👤
رضا کریمی
کارشناس پشتیبانی
📞 تماس
پنل مدیریت
خروج
نقطهٔ قرمز کنار نام شما یعنی اعلان/رویداد تازهای دارید (مثل تغییر وضعیت یک درخواست).
🟢 وضعیت امروز
دکمهٔ ورود/استراحت/تسک/خروج بسته به لحظه (بخش ۳).
📋 اطلاعات شما
ماندهٔ مرخصی سالیانه و اطلاعات شخصی.
🔒 تغییر رمز عبور
رمز فعلی + رمز جدید را وارد و ذخیره کنید.
📅 برنامه و تسکها
🔄 درخواستها و جابجایی
📊 گزارشها
۱📅 برنامه و تسکها
برنامهٔ هفتگی شما
صبح
عصر
تعطیل
تسکهای من
📋 بورد📅 تقویم
دو حالت نمایش دارید: کارتهای کانبان یا یک تقویم ماهانه که تسکها روی تاریخ سررسیدشان دیده میشوند.
۲🔄 درخواستها و جابجایی
درخواستهای من
همان لیست پیام/مرخصی/اضطراری با وضعیت هرکدام.
🆕 بازار جابجایی شیفت
دو لیست: «شیفتهای من (پیشنهاد جابجایی)» — شیفتهایی که خودتان برای واگذاری پیشنهاد دادهاید، و «شیفتهای قابل برداشتن (همتیمیها)» — شیفتهایی که همکارانتان پیشنهاد دادهاند و شما میتوانید بردارید.
🆕 📅 جلسات من
جلساتی که در آنها شرکتکننده هستید، با زمان و موضوع.
۳📊 گزارشها
گزارش کارکرد روزانه
ساعت ورود/خروج، استراحتها و تسکهای امروز شما.
🆕 📝 گزارش کار روزانه
فرم جداگانهای که خودتان توضیح میدهید امروز دقیقاً چه کارهایی انجام دادید — جدا از گزارش خودکار ورود/خروج.
🆕 👑 گزارش کار تیم من (فقط سرتیمها)
اگر سرپرست تیم باشید، این کارت گزارش کار روزانهٔ همهٔ اعضای تیمتان را برای هر تاریخی که انتخاب کنید نشان میدهد.
🔑
دکمههای بالای پنل فقط در صورت دسترسی نمایش داده میشوند: «📞 تماس» برای ورود به پنل تماس (بخش ۵) و «پنل مدیریت» برای ادمینها (بخشهای ۷ به بعد).
بخش ۳
ورود، استراحت و تسک در طول شیفت
کارت «وضعیت امروز» در طول روز کاری تغییر شکل میدهد. دکمهای که میبینید بستگی دارد به اینکه در چه مرحلهای از شیفت هستید. مسیر یک روز کاری معمولی اینطور است:
۱
ورود به شیفت
وقتی زمان شیفتتان رسید، دکمهٔ سبز «ورود» ظاهر میشود. با زدن آن، ساعت ورودتان ثبت میشود. اگر دیر بزنید، تأخیر بهصورت خودکار محاسبه میگردد.
ورود به شیفت ▶️
۲
استراحت
در حین شیفت میتوانید «شروع استراحت» بزنید و بعد «پایان استراحت». زمان استراحتها جداگانه شمرده میشود و از کارکرد خالص کم میگردد.
شروع استراحت ☕
۳
شروع تسک
برای کاری خاص (مثل آموزش یا یک پروژه) «شروع تسک» بزنید. ابتدا نوع تسک را انتخاب میکنید، بعد توضیح میدهید. پایان تسک را هم باید خودتان ثبت کنید.
شروع تسک 🎯
۴
خروج از شیفت
پایان کار، دکمهٔ قرمز «خروج» را بزنید. اگر فراموش کنید، طبق تنظیمات ممکن است سیستم بهصورت خودکار شما را خارج کند.
خروج از شیفت ⏹️
پنجرهٔ شروع تسک در دو قدم
۱انتخاب نوع تسک
پشتیبانی
آموزش
توسعه
جلسه
بعدی ←
۲توضیحاتپشتیبانی
توضیحات تکمیلی (اختیاری)...
✓ شروع تسک
🆕
تغییرات تازه در تسکها: کادر توضیحات حالا بزرگتر و قابل تغییر اندازه است، لینکهایی که در متن بنویسید خودکار بهصورت آبی و قابلکلیک نمایش داده میشوند، و نام «ایجادکننده» و «مسئولان» هر تسک بهوضوح روی کارت دیده میشود.
قانونهای استراحت که باید بدانید
⏳ سقف کل استراحت
مجموع استراحت مجاز در هر شیفت محدود است (مثلاً ۶۰ دقیقه). بعد از آن دیگر نمیتوانید استراحت بزنید.
🚫 ممنوعیت ابتدای شیفت
در دقایق اول شیفت (مثلاً ۶۰ دقیقهٔ اول) امکان استراحت وجود ندارد.
👥 فاصله با همتیمی
گاهی دو نفر از یک تیم نمیتوانند همزمان استراحت کنند؛ باید فاصلهٔ زمانی رعایت شود.
🤖 خروج خودکار
اگر خروج نزنید، مدتی بعد از پایان شیفت سیستم خودش خروج میزند (با برچسب «خودکار»).
مثال واقعی
رضا شیفت صبح (۸ تا ۱۶) دارد. ساعت ۸:۰۵ «ورود» میزند (۵ دقیقه تأخیر ثبت میشود). تا ساعت ۹ نمیتواند استراحت کند (ممنوعیت ابتدای شیفت). ساعت ۱۰:۳۰ یک تماس آموزشی دارد؛ «شروع تسک» → نوع «آموزش» → توضیح «آموزش پنل به همکار جدید» → شروع. ساعت ۱۱ تسک را تمام میکند. ظهر ۲۰ دقیقه استراحت میزند. ساعت ۱۶ «خروج» میزند. همهٔ اینها در «گزارش کارکرد روزانه» او ثبت میشود.
بخش ۴
درخواستها و مرخصی
هر درخواستی که به ادمین میدهید، در کارت «درخواستهای من» با وضعیت آن نمایش داده میشود. سه نوع درخواست رایج دارید:
✉️
پیام به مدیر
یک متن آزاد برای ادمین مینویسید. مخصوصِ درخواستهایی است که فرم جدا ندارند — مثل تغییر روز آف، جابهجایی شیفت با همکار، یا هر سؤال و گزارش. در تب «پیامها»ی ادمین دیده میشود.
🕐
مرخصی ساعتی
برای چند ساعت از یک روز. تاریخ و ساعت «از» و «تا» را مشخص میکنید. بهروزرسانی جدید: حتی اگر الان در شیفت فعال نباشید هم میتوانید این درخواست را ثبت کنید — سیستم خودش بازهٔ زمانی را با برنامهٔ شیفت شما تطبیق میدهد.
🌴
مرخصی سالیانه
روز(های) کامل از سهمیهٔ سالانهٔ شما. از ماندهٔ مرخصی کسر میشود.
مثال: درخواست مرخصی ساعتی
۱
در کارت وضعیت، گزینهٔ مرخصی ساعتی را باز کنید.
۲
تاریخ و ساعت شروع و پایان را انتخاب کنید.
۳
«ثبت درخواست» را بزنید. حالا منتظر تأیید ادمین بمانید.
مثال: درخواست مرخصی سالیانه
۱
در کارت «وضعیت امروز»، دکمهٔ «مرخصی سالیانه» را بزنید تا تقویم باز شود.
۲
روی هر روزی که میخواهید مرخصی بگیرید کلیک کنید — میتوانید چند روز را با هم انتخاب کنید (روزهای انتخابشده سبز میشوند). برای لغو، دوباره روی همان روز کلیک کنید.
۳
«ثبت درخواست» را بزنید. درخواست با وضعیت «در انتظار» برای ادمین ارسال میشود.
۴
بعد از تأیید ادمین، آن روزها در برنامهتان «تعطیل» میشوند و از ماندهٔ مرخصی شما کم میگردد.
📅
هر روز مرخصی سالیانه برابر یک روز کامل از سهمیهٔ شماست (بهطور پیشفرض ۱۸ روز در سال). توجه: ظرفیت مرخصی هر تیم در هر روز محدود است؛ اگر آن تاریخ پُر باشد، ممکن است ادمین نتواند تأیید کند و باید روز دیگری انتخاب کنید.
🆕 مهم: مرخصی حالا دو مرحلهای است
درخواست مرخصی ساعتی و مرخصی سالیانه دیگر با یک تأیید ساده بسته نمیشوند؛ برای تکمیل هرکدام باید دو مرحله طی شود. مسیر کامل:
۱
ثبت درخواست
همانطور که بالاتر گفته شد، تاریخ/ساعت (یا روزهای مرخصی سالیانه) را انتخاب و ثبت میکنید. وضعیت میشود ⏳ در انتظار.
۲
تأیید اولیهٔ ارشد/ادمین
ادمین یا سرپرست درخواست را میبیند. اگر رد کند، همانجا با وضعیت ❌ رد شد بسته میشود. اگر تأیید کند، وضعیت میشود 🟡 تأیید اولیه — یعنی هنوز کارتان تمام نشده!
۳
تکمیل خودتان: ثبت شماره فرم HR
بعد از تأیید اولیه، در «درخواستهای من» روی همان درخواست یک دکمهٔ «📝 ثبت شماره فرم مرخصی» ظاهر میشود. با زدنش پنجرهای باز میشود؛ فرم منابع انسانی را از لینک آن پُر میکنید، برمیگردید و شماره فرم + علت مرخصی را مینویسید و ثبت میکنید. تازه اینجا وضعیت میشود ✅ تأیید نهایی — و برای مرخصی سالیانه، تازه همینجاست که روز در برنامهتان «تعطیل» ثبت میشود.
🔗
دکمهٔ لینک، فرم گوگل/سرویسدسک منابع انسانی را در تب تازه باز میکند تا آنجا اطلاعات را کامل بدهید.
✅
اگر ایمیل سازمانی ندارید، بهجای پُر کردن فرم HR همان تیک را بزنید تا بدون شمارهٔ فرم ثبت نهایی انجام شود.
✍️
نوشتن «علت درخواست مرخصی» در این مرحله اجباری است — بدون آن نمیتوانید ثبت نهایی کنید.
🔔
پس از هر تغییر وضعیت، یک نشان قرمز اعلان کنار عنوان پنل شما ظاهر میشود. اگر وضعیت درخواستتان «تأیید اولیه» شد، حتماً یادتان باشد که تا مرحلهٔ ۳ (ثبت شماره فرم) را انجام ندهید، مرخصیتان نهایی نشده است. مرخصی سالیانه از ماندهٔ شما کم میشود؛ عدد را در کارت «اطلاعات شما» چک کنید.
بخش ۵ · مهمترین بخش
📞 پنل تماس — راهنمای کامل اپراتور
پنل تماس جایی است که ارجاعهای تماس با مشتری را مدیریت میکنید: مشتری را میبینید، با او تماس میگیرید، و نتیجه را ثبت میکنید. کل گردش کار اینطور است:
چرخهٔ یک ارجاع تماس
🧑💼
۱. ادمین ثبت میکند
اطلاعات مشتری را وارد و به اپراتور (یا pool) میسپارد.
←
📥
۲. شما دریافت میکنید
در «تماسهای من» میبینید، یا از «موجود» برمیدارید.
←
📞
۳. تماس میگیرید
با شماره/ایمیل مشتری ارتباط برقرار میکنید.
←
✍️
۴. نتیجه را ثبت میکنید
موفق / ناموفق / پیگیری مجدد + توضیحات.
🔓
برای دیدن دکمهٔ «📞 تماس» در بالای پنل، ادمین باید گزینهٔ «دسترسی تماس» را برای حساب شما فعال کرده باشد. اگر این دکمه را نمیبینید، یعنی هنوز دسترسی ندارید — از ادمین بخواهید فعالش کند.
دو تب اصلی پنل تماس
تماسهای من
ارجاعهایی که مستقیماً به نام شما ثبت شدهاند. اینها مسئولیت شخصی شماست و باید پیگیریشان کنید.
موجود برای دریافت
یک «استخر» (pool) از تماسهای بدون صاحب. هر اپراتوری میتواند یکی را با دکمهٔ «دریافت این ارجاع» بردارد تا به نام او منتقل شود.
قلب کار: ثبت نتیجهٔ تماس
با زدن «ثبت نتیجه»، پنجرهای باز میشود که باید نتیجهٔ تماس را در آن وارد کنید. این مهمترین کار شماست — دقیق پُرش کنید.
موفق ✅
تماس به نتیجه رسید. ارجاع بسته میشود و از پنل شما حذف میگردد.
ناموفق ❌
پاسخ نداد یا نتیجه نگرفتید. شمارندهٔ «تعداد تماس» یکی زیاد میشود. اگر تیک «نیاز به پیگیری بیشتر» را نزنید و این دومین تماس ناموفق باشد، ارجاع بهصورت خودکار بسته شده و از پنل حذف میشود.
پیگیری مجدد 🔁
باید بعداً دوباره تماس بگیرید. ارجاع در پنل شما باقی میماند تا پیگیری کنید.
انتقال به اپراتور دیگر
اختیاری. میتوانید ارجاع را به همکار دیگری بسپارید یا با گزینهٔ «🔄 بازگشت به pool» آن را آزاد کنید تا هرکس بردارد.
⚠️قانون «۲ تماس ناموفق»
هر بار که نتیجهٔ ناموفق ثبت میکنید، شمارندهٔ تماس یکی بالا میرود. اگر به ۲ تماس ناموفق برسید و تیک «نیاز به پیگیری بیشتر» را نزده باشید، سیستم آن ارجاع را «بسته شده ❌» علامت میزند و از پنل شما برمیدارد. اگر مطمئنید مشتری ارزش پیگیری دارد، حتماً آن تیک را بزنید تا ارجاع در پنل بماند.
تاریخچهٔ پیگیریها
هر نتیجهای که ثبت میکنید (با تاریخ، نام اپراتور و توضیحات) در یک تاریخچه ذخیره میشود. اینطوری شما یا هر اپراتور بعدی دقیقاً میداند قبلاً چه گذشته است.
تاریخچهٔ پیگیریها (۲ بار):
ناموفق ❌ ۱۴۰۳/۰۵/۰۸ · رضا کریمی
پاسخ نداد، عصر دوباره تماس بگیرم.
پیگیری مجدد 🔁 ۱۴۰۳/۰۵/۰۹ · رضا کریمی
گفت فردا تصمیم میگیرد، پنجشنبه پیگیری شود.
🎬 مثال کامل از صفر تا صد
ادمین یک ارجاع برای مشتری «فاطمه رضایی» (تمدید اشتراک) ثبت میکند و آن را به رضا میسپارد.
روز اول: رضا در تب «تماسهای من» او را میبیند، تماس میگیرد، اما کسی جواب نمیدهد → «ثبت نتیجه» → ناموفق + توضیح «عصر دوباره تماس بگیرم» + تیک «نیاز به پیگیری بیشتر». شمارنده میشود ۱، ارجاع در پنل میماند.
روز دوم: رضا دوباره تماس میگیرد؛ مشتری جواب میدهد ولی هنوز تصمیم نگرفته → نتیجه: پیگیری مجدد + توضیح «پنجشنبه پیگیری شود». ارجاع باز میماند.
روز سوم: رضا مرخصی است؛ نتیجه را با گزینهٔ «بازگشت به pool» آزاد میکند تا همکارش از تب «موجود برای دریافت» آن را بردارد و پیگیری کند.
در نهایت سارا تماس میگیرد، مشتری تمدید میکند → نتیجه: موفق ✅. ارجاع بسته و از پنل خارج میشود و در گزارش ادمین بهعنوان «موفق» ثبت میگردد.
روز اول: رضا در تب «تماسهای من» او را میبیند، تماس میگیرد، اما کسی جواب نمیدهد → «ثبت نتیجه» → ناموفق + توضیح «عصر دوباره تماس بگیرم» + تیک «نیاز به پیگیری بیشتر». شمارنده میشود ۱، ارجاع در پنل میماند.
روز دوم: رضا دوباره تماس میگیرد؛ مشتری جواب میدهد ولی هنوز تصمیم نگرفته → نتیجه: پیگیری مجدد + توضیح «پنجشنبه پیگیری شود». ارجاع باز میماند.
روز سوم: رضا مرخصی است؛ نتیجه را با گزینهٔ «بازگشت به pool» آزاد میکند تا همکارش از تب «موجود برای دریافت» آن را بردارد و پیگیری کند.
در نهایت سارا تماس میگیرد، مشتری تمدید میکند → نتیجه: موفق ✅. ارجاع بسته و از پنل خارج میشود و در گزارش ادمین بهعنوان «موفق» ثبت میگردد.
بخش ۶ · مهم
🗂️ تسکبورد — راهنمای کامل
تسکبورد یک تختهٔ کانبان است: هر کار (تسک) یک کارت است که از چپ به راست بین ستونها جابهجا میشود تا تمام شود. هر چه کارت جلوتر برود، یعنی کار به اتمام نزدیکتر است.
شروع۲
آمادهسازی گزارش ماهانه
بالاگزارش
تماس با تأمینکننده
متوسط
در حال بررسی۱
بررسی شکایت مشتری #۲۲۰۴
متوسط👤 سارا
در حال انجام۱
آموزش پنل به همکار جدید
بالا👤 رضا
در انتظار تأیید۱
بهروزرسانی فایل راهنما
پایینمنتظر سوپروایزر
آرشیو۸
نصب نسخهٔ جدید
↤ کارتها را با کشیدن (drag) بین ستونها جابهجا میکنید ↦
پنج ستون (وضعیت) تسک
۱
شروع
تسک تازه ساخته شده و هنوز شروع نشده. صف کارهای پیشِرو.
۲
در حال بررسی
روی کار فکر/برنامهریزی میشود یا منتظر اطلاعات است.
۳
در حال انجام
کار فعالانه در حال انجام است.
۴
در انتظار تأیید
کار تمام شده و منتظر تأیید سوپروایزر است. اگر سمت شما سوپروایزر باشد، اینجا تأیید میکنید.
۵
آرشیو
کار تأییدشده و بسته. از بورد اصلی کنار میرود ولی در آرشیو قابل مشاهده است.
اولویت تسک
بالافوری، اول اینها
متوسطمعمولی
پایینهر وقت فرصت شد
لیبلهای رنگی
برای دستهبندی تسکها (مثلاً «باگ»، «فیچر»، «فوری»). یک تسک میتواند چند لیبل داشته باشد.
باگفیچرفوری
جزئیات یک تسک: چکلیست و نظرات
با کلیک روی هر کارت، پنجرهٔ جزئیات آن باز میشود. علاوه بر توضیحات (که حالا لینکهای داخلش خودکار آبی و کلیکپذیرند)، دو ابزار مهم دارد:
☑️ چکلیست
هماهنگی با همکار
آمادهسازی فایل راهنما
ارسال گزارش نهایی
آیتم جدید...
هر آیتم را جدا تیک میزنید؛ نوار سبز بالای چکلیست درصد پیشرفت کلی تسک را نشان میدهد.
💬 نظرات و منشن
سارا: این قسمت رو با @رضا هماهنگ کردم ✅
↩ در پاسخ به سارا: «این قسمت رو با...»
رضا: باشه، تا فردا تمومش میکنم.
نظر جدید... (@ برای منشن)
با تایپ @ فهرست همکاران باز میشود تا کسی را منشن (خبر) کنید. روی «پاسخ» هر نظر بزنید تا زیر همان پیام، بهصورت ارجاعِ کلیکپذیر پاسخ ثبت شود.
ابزارهای بالای بورد
🔍 فیلتر نفر / اولویت
فقط تسکهای یک نفر یا یک سطح اولویت را ببینید.
⏰ سررسید گذشته
فقط تسکهایی که تاریخ سررسیدشان رد شده.
🏊 Swim Lanes
بورد را به ردیفهایی بر اساس هر نفر تقسیم میکند تا تسک هرکس جدا دیده شود.
📥 خروجی اکسل · ➕ تسک جدید
گرفتن خروجی از تسکها، و ساخت تسک تازه.
👀
دو نمای تسکبورد: در پنل شخصی شما کارت «تسکهای من» فقط تسکهای مربوط به خودتان را نشان میدهد. ادمینها در پنل مدیریت «بورد تسکهای ارشد» را دارند که همهٔ تسکهای همه را با امکانات کامل (فیلتر، ساخت، تأیید) میبیند.
💬
نظرات و پاسخها: روی هر کارت میتوانید نظر بگذارید. حالا امکان پاسخ به یک نظر خاص هم اضافه شده — پاسخ شما بهصورت یک ارجاع کوتاه و قابلکلیک به همان پیام نمایش داده میشود؛ با کلیک روی آن ارجاع، مستقیم به پیام اصلی میروید. همچنین انتخاب مسئول تسک حالا با جستوجوی نام انجام میشود و افزودن نفر جدید، افراد قبلاً انتخابشده را حذف نمیکند.
🎬 مثال کامل یک تسک
ادمین تسک «آموزش پنل به همکار جدید» را با اولویت بالا و لیبل «آموزش» میسازد و به رضا میسپارد؛ کارت در ستون «شروع» ظاهر میشود.
رضا کار را شروع میکند و کارت را به «در حال انجام» میکشد.
وقتی آموزش تمام شد، کارت را به «در انتظار تأیید» میبرد. حالا توپ در زمین سوپروایزر است.
سوپروایزر کارت را میبیند، تأیید میکند و تسک به «آرشیو» میرود. کار با موفقیت بسته شد ✅.
رضا کار را شروع میکند و کارت را به «در حال انجام» میکشد.
وقتی آموزش تمام شد، کارت را به «در انتظار تأیید» میبرد. حالا توپ در زمین سوپروایزر است.
سوپروایزر کارت را میبیند، تأیید میکند و تسک به «آرشیو» میرود. کار با موفقیت بسته شد ✅.
🎓
آموزش کامل شد!
حالا با تمام بخشهای سامانه آشنا هستید. اگر بخشی برایتان مبهم بود، با منوی کناری دوباره به آن سر بزنید. مهمترین کارهای روزمرهٔ شما: ورود/خروج شیفت، پنل تماس و تسکبورد.